Microsoft Outlook – E-Learning

Outlook kann als installierte Desktop-App und als Webversion im Browser genutzt werden. Beide Varianten dienen der Arbeit mit E-Mails, Kalendern und Kontakten. Die genaue Oberfläche und einzelne Funktionen können sich je nach Version unterscheiden.

Cc steht für Kopie (engl. „carbon copy“). Personen im Cc-Feld erhalten die Nachricht ebenfalls, sind aber meist nur zur Information eingebunden. Alle Empfänger sehen, wer im Cc-Feld steht.

Bcc steht für Blindkopie (engl. „blind carbon copy“). Personen im Bcc-Feld erhalten die E-Mail ebenfalls, werden den anderen Empfängern aber nicht angezeigt. Bcc wird häufig verwendet, wenn E-Mail-Adressen nicht für alle sichtbar sein sollen.

Eine Signatur enthält häufig Name, Funktion, Unternehmen und Kontaktdaten. Sie kann in Outlook erstellt und automatisch oder manuell in E-Mails eingefügt werden.

Ja. In Outlook können mehrere Signaturen vorbereitet werden, zum Beispiel für interne Nachrichten, externe E-Mails oder kurze Antworten. So lässt sich je nach Situation die passende Signatur auswählen.

Dateien können einer E-Mail als Anlage hinzugefügt werden. Je nach Arbeitsumgebung können Anlagen vom Computer oder aus einem Cloudspeicher eingefügt werden.

Große Anlagen können Postfächer belasten oder durch Größenbeschränkungen blockiert werden. Häufig ist es sinnvoller, Dateien über OneDrive oder SharePoint zu teilen und in der E-Mail nur einen Link zu senden.

Über die Suche können Sie nach Absendern, Betreffzeilen, Begriffen, Anlagen oder Zeiträumen suchen. Zusätzlich helfen Ordner, Suchordner, Kategorien und die Unterhaltungsansicht beim Wiederfinden von Nachrichten.

Die Unterhaltungsansicht fasst zusammengehörige Nachrichten eines E-Mail-Verlaufs zusammen. Dadurch lassen sich längere E-Mail-Wechsel übersichtlicher verfolgen.

Der Posteingang mit Relevanz trennt wichtige Nachrichten von weniger wichtigen Nachrichten. Ziel ist es, die Aufmerksamkeit stärker auf relevante E-Mails zu lenken.

E-Mails lassen sich mit Ordnern, Kategorien, Regeln, Suchordnern, Favoriten und Wiedervorlagen organisieren. Welche Methode sinnvoll ist, hängt vom persönlichen Arbeitsstil und vom E-Mail-Aufkommen ab.

Regeln automatisieren die Verarbeitung eingehender oder ausgehender Nachrichten. Eine Regel kann zum Beispiel bestimmte E-Mails in einen Ordner verschieben, kennzeichnen oder weiterleiten.

QuickSteps sind gespeicherte Befehlsfolgen für häufige Arbeitsschritte. Damit können mehrere Aktionen mit einem Klick ausgeführt werden, zum Beispiel eine Nachricht verschieben, kennzeichnen und beantworten.

Grundsätzlich ja, aber hier spielen eine Reihe von Faktoren eine Rolle. Stark vereinfacht gesagt nur dann, wenn der Empfänger ebenfalls Outlook verwendet.

Mit dem Abwesenheitsassistenten können automatische Antworten eingerichtet werden. So erhalten Absender eine Nachricht, wenn Sie im Urlaub, auf Dienstreise oder aus anderen Gründen nicht erreichbar sind.

Am einfachsten, in dem Sie im Kalender mit gedrückter linker Maustaste den gewünschten Zeitraum markieren (in der Tages- oder einer der Wochenansichten). Ein Termin wird im Kalender mit Datum, Uhrzeit, Betreff und optional weiteren Informationen erstellt. Termine können Erinnerungen, Kategorien, Serienmuster und zusätzliche Notizen enthalten.